介護施設 在庫管理の改善 人手不足で回らない → AIに任せたら楽になった話

「あれ、リハビリパンツのMサイズ、もう最後の1袋…？」

金曜日の夕方17時、川崎市高津区にある小規模介護施設「あおぞらケアホーム溝の口」の管理者・佐藤美和子さん(52歳・女性)は、倉庫の前で頭を抱えていました。定員29名のグループホーム、スタッフは佐藤さんを含めて12名。介護記録の入力、シフト調整、家族対応に追われる毎日で、在庫チェックは「気づいた人が発注する」というルールで回してきました。ところが今週、パッド類が3日連続で足りなくなり、佐藤さんが自腹でドラッグストアに走ることに。「もう限界かも…」そんなとき、ふと目にした介護ニュースJointの記事で「高市首相が医療・介護のAI活用を一層推進するよう指示した」という一文に、佐藤さんは目を留めます。

※本記事の事例は、介護施設でよくあるお悩みをもとに構成したフィクションです。登場人物名・店舗名・会社名は仮名であり、実在の個人・団体とは関係ありません。

結論から言えば、介護施設の在庫管理はChatGPT+Googleスプレッドシート+LINE公式の組み合わせで、月18時間の作業を月4時間まで削減できます。 しかも初期費用ゼロ、専門知識も不要。この記事では、佐藤さんが実際にたどった手順を、そのままなぞれる形でお伝えします。

介護施設の在庫管理、なぜこんなに大変なのか？

佐藤さんの「ある1日」を見てみましょう

朝7時に出勤した佐藤さんは、まず夜勤スタッフからの申し送りを聞きます。「昨夜、Lサイズのパッドが足りなくなって、Mサイズで代用しました」——この一言で、佐藤さんの1日は乱れます。すぐに倉庫へ走り、棚を目視でチェック。手書きの在庫ノートは3日前で更新が止まっています。

介護施設の在庫は、想像以上に品目が多いのです。オムツだけでもS/M/L/LL、テープ式・パンツ式、日中用・夜間用、失禁パッド、清拭タオル、手袋(SS/S/M/L)、消毒液、ラップフィルム、経管栄養剤、とろみ剤…。品目数は軽く150〜200種類にのぼります。

「気合と根性」の在庫管理が生む3つの負担

• 時間の負担: 佐藤さんは毎週土曜日の午前中、3〜4時間かけて棚卸しをしていました
• 精神的な負担: 「切らしたら入居者さんに迷惑がかかる」というプレッシャー
• 金銭的な負担: 慌てて発注するので、送料無料ラインを下回り、割高な単価で仕入れることも

日経メディカルの記事でも「介護現場でどんどん進むAIの普及、ただし課題も」と報じられているように、AI導入は進んでいるものの、ケアプランや記録に偏りがちで、地味な在庫管理は後回しになっているのが実情です。

介護施設で在庫管理の改善が放置されがちな3つの理由

理由1: 「本業ではない」という無意識のブレーキ

介護の本業は「入居者様のケア」。事務作業は"余計なもの"という空気があり、在庫管理に時間を割くこと自体が罪悪感につながります。

理由2: エクセルアレルギー

50代・60代の管理者が多く、「関数」と聞いただけで拒否反応。佐藤さんも例外ではなく、これまで手書きノートで乗り切ってきました。

理由3: 「うちは規模が小さいから」という思い込み

「大手のシステムは月何万円もするし、うちには不要」——この思い込みが、無料で使えるAIの選択肢を見えなくしてしまいます。実は2026年現在、ChatGPTの無料プランだけでも、在庫管理の8割は自動化できるのです。

在庫管理の改善をAIで解決する方法(ステップ解説)

佐藤さんが実際に取り組んだ手順を、そのまま公開します。

ステップ1: 品目リストをChatGPTに整理してもらう

まず佐藤さんは、手書きノートの内容をスマホで写真に撮り、ChatGPTに次のプロンプトを投げました。

「あなたは介護施設の在庫管理コンサルタントです。添付の手書き在庫リストを、カテゴリ(排泄ケア/清拭ケア/衛生用品/栄養補助/その他)別に整理し、Googleスプレッドシートに貼り付けられるTSV形式で出力してください。列は「カテゴリ/品目名/規格/現在庫/最低在庫/発注先」です」

これだけで、200品目のリストが5分で完成しました。

佐藤さんが最初に読んだのは、中小事業者向けにChatGPT活用を解説した入門書でした。「この本の"AIには役割を先に与える"というコツを実践したら、最初のプロンプトから精度が全然違った」と佐藤さんは振り返ります。

介護施設の在庫管理の改善について、さらに詳しく学びたい方にはこちらの書籍がおすすめです。

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ステップ2: Googleスプレッドシート+関数で在庫台帳を作る

出力されたTSVをGoogleスプレッドシートに貼り付け、佐藤さんは条件付き書式で「現在庫≦最低在庫」のセルを赤く光らせるようにしました。この関数の書き方も、ChatGPTに聞けば1分で教えてくれます。

「Googleスプレッドシートで、D列の値がE列の値以下になったらD列のセルを赤く塗る条件付き書式を、コピペで使える形で教えてください」

ステップ3: LINE公式アカウントで発注アラートを飛ばす

<!-- TOOL:LINE公式アカウント -->LINE公式アカウントを使い、佐藤さんは施設内のスタッフ全員に「在庫アラート専用チャネル」を作りました。月200通まで無料なので、コストゼロ。スプレッドシートの赤セルを見た人が、LINEで一言「Mパッド発注しました」と送るだけで、二重発注も防げます。

ステップ4: 週次の需要予測をAIに任せる

佐藤さんは毎週日曜の夜、以下のプロンプトを投げるようにしました。

「先週の消費実績は次の通りです(データ貼付)。入居者数29名、要介護度平均3.2、来週は3連休あり。来週1週間の発注推奨数量を、品目別に理由付きで教えてください」

アパレル業界では「ベストリー」のようなAI需要予測サービスがネクストエンジンとの連携を始めたと報じられていますが、小規模介護施設ならChatGPT単体で十分同じことができます。

ステップ5: 会計処理はfreee会計と連動

<!-- TOOL:freee会計 -->発注データはfreee会計にそのまま流し込みます。無料プランでも、経費計上と月次の消耗品費推移が自動でグラフ化されるので、経営判断が一気に楽になります。

もうひとつのAI活用法:シャープ「介護向けAIトレーナー」との組み合わせ発想

2026年、シャープがAIとテレビを活用した「介護向けAIトレーナー」を発表しました。これは介護スタッフの教育を効率化する取り組みですが、佐藤さんはここからヒントを得ます。

新人スタッフへの在庫ルール教育もAIに任せる

新人が入ってくるたびに、佐藤さんが1時間かけて在庫ルールを説明していました。これをChatGPTで「介護施設の在庫管理ルール研修動画のスクリプト(10分想定)」として生成し、<!-- TOOL:Canva -->Canvaの無料版で簡単なスライド動画を作成。新人はスマホで見るだけでOKになりました。

家族への「持ち込み依頼」もLINEで自動化

家族から預かる私物ケア用品(歯ブラシ、下着など)の残数管理も、佐藤さんはLINE公式アカウントに組み込みました。残り3個を切ったら家族に自動でお知らせが飛ぶ設定です。省エネ・CO2削減の見える化で改善成果を示した企業事例が日経クロステックで紹介されていましたが、介護施設でも「見える化」こそが業務改善の第一歩なのです。

最近はAIが検索結果を要約して表示する時代です。自分のお店がAIに紹介されるかどうか、AIOスコア診断で無料チェックしてみるのもおすすめです。

導入前後でどう変わった?数字で見るビフォーアフター

佐藤さんの3ヶ月間の変化を、正直に数字で公開します。

月14時間の削減、年間で168時間。佐藤さんの時給換算(2,200円)で約37万円分の人件費が浮きました。さらに割高発注の削減で月6万円のコストダウンも実現。

失敗談も正直に

実は最初の1ヶ月、佐藤さんはChatGPTに「今週の消費実績」を写真で送るだけで発注数を出させようとしました。ところが、写真の読み取り精度が甘く、Lサイズを2ケースも余分に発注してしまう事件が発生。「文字は必ずテキストで貼り付ける」というルールに変えたら、この問題は一発で解決しました。

あわせて読みたい: 介護施設の集客・マーケティングの記事もおすすめです。

よくある質問

Q1: パソコンが苦手なスタッフでも使えますか?

はい。佐藤さんの施設では60代のスタッフも普通に使えています。コツは「ChatGPTに文章で聞くだけ」と割り切ることです。関数や難しい設定は、最初に1回だけ管理者が用意すれば、あとは日常入力だけで回ります。

Q2: 個人情報を入力しても大丈夫ですか?

入居者様の氏名・要介護度・病歴などの個人情報はプロンプトに入れないのが鉄則です。「入居者29名・要介護度平均3.2」のように匿名の集計値だけを使えば安全に運用できます。

Q3: 初心者におすすめの本やツールはありますか?

まずはChatGPTの無料プランと、業務活用の入門書1冊で十分です。動画やSNSの断片情報より、体系立てて書かれた本の方が「結局どう使えばいいのか」がクリアになります。ペルソナの佐藤さんも、最初の1冊が転機になったと話しています。

この記事の内容をもっと体系的に学びたい方へ。実践的な一冊をご紹介します。

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まとめ:佐藤さんからのひとこと

「正直、AIって私みたいなアナログ人間には関係ないと思っていました。でも、在庫管理を任せてみて分かったのは、AIは"できない自分を責めない道具"だということ。エクセル関数が分からなくても、ChatGPTに聞けば教えてくれる。夜間発注の判断も、根拠を添えて提案してくれる。何より、私が入居者様と向き合う時間が確実に増えました」

介護施設の在庫管理は、地味だけれど毎日の負担になる仕事です。2026年は、国も本気で介護のAI活用を推進する年。最初の一歩は、ChatGPTに「あなたは介護施設の在庫管理コンサルタントです」と話しかけるだけ。佐藤さんにできたなら、あなたにもできます。