介護施設 売上データの分析 改善したい｜今日から始められるAI活用3ステップ
この記事の要点
介護施設の売上データ分析に悩む施設長の事例で、ChatGPTと無料ツールを使い月12時間を3時間に削減する3ステップを具体的に解説します。
川崎市高津区で小規模なデイサービスを運営する 田中さん（54歳・男性・施設長）。利用定員25名、スタッフ12名の地域密着型施設です。毎月末になると、田中さんは事務所のデスクで電卓とExcelを前にため息をついています。「今月は赤字なのか黒字なのかすら、月初にならないとわからない」——介護報酬、加算、利用者ごとの稼働率、人件費……数字はあるのに、それが何を意味するのかが見えてこない。請求業務に追われて、肝心の「経営判断のための分析」まで手が回らないのです。最近では介護現場へのAI導入のニュースを目にする機会も増え、「うちでも何かできないか」と田中さんは思い始めていました。
※本記事の事例は、介護施設でよくあるお悩みをもとに構成したフィクションです。
結論から言えば、介護施設の売上データ分析は、ChatGPTと無料の表計算ツールを組み合わせるだけで、月およそ12時間かかっていた集計・分析作業を3時間まで削減できます。専門知識も高額システムも不要です。この記事では、田中さんが実際にたどった3ステップを順番にご紹介します。
介護施設の売上データの分析、なぜこんなに大変なのか？
数字はあるのに「読めない」田中さんの月末
田中さんの施設では、売上にあたる介護報酬の請求は国保連向けの専用ソフトで処理しています。問題は、そこから出てくる数字が「請求のための数字」であって、「経営判断のための数字」ではないこと。
たとえば田中さんが本当に知りたいのは、こんなことです。
- 今月、定員に対して実際どれくらい埋まっていたのか（稼働率）
- 入浴介助加算や個別機能訓練加算は、ちゃんと取りこぼしなく算定できているか
- 利用者一人あたりの平均単価は先月より上がったのか下がったのか
- 人件費が売上の何％を占めていて、それは適正なのか
ところが、これらを知るには請求ソフトのデータをExcelに書き出し、手作業で集計表を作り直す必要があります。田中さんはこの作業に毎月末、3〜4日かけて合計12時間ほど費やしていました。
「分析」より「集計」で終わってしまう
田中さんがこぼすのは、「集計するだけで力尽きてしまう」という悩みです。せっかく数字を並べても、そこから「だから来月はどうするか」という打ち手を考える余力がない。気づけば翌月になり、また同じことの繰り返し。これは多くの小規模介護施設に共通する構造的な問題です。
介護施設で売上データの分析が放置されがちな3つの理由
田中さんのように分析を後回しにしてしまうのには、業界特有の理由があります。
理由1：本業（ケア）が最優先という構造
介護施設の最優先は利用者へのケアです。スタッフも施設長も、まずは現場。数字の分析は「時間が余ったらやること」になりがちで、その「余った時間」は永遠に来ません。
理由2：データが複数の場所に散らばっている
介護報酬は請求ソフト、シフトと人件費は別の勤怠システム、利用者情報は紙の台帳……というように、データの置き場所がバラバラです。一箇所に集めるだけでひと苦労で、分析にたどり着く前に疲れてしまいます。
理由3：「分析＝難しい専門スキル」という思い込み
田中さんも最初はそう思っていました。「経営分析なんて、コンサルか会計士に頼むもの」と。この心理的なハードルが、自分でやってみる一歩を止めてしまうのです。日経メディカルでも介護現場のAI普及が進む一方で「使いこなせるか不安」という現場の声が課題として挙げられていますが、まさにこの思い込みが壁になっています。
売上データの分析をAIで解決する方法（ステップ解説）
田中さんがたどり着いたのは、ChatGPTを「分析の相棒」にする方法でした。難しい設定は不要。以下の3ステップです。
ステップ1：データを1枚のスプレッドシートにまとめる
まず田中さんは、請求ソフトから書き出したデータをGoogleスプレッドシートに集約しました。月別に「利用者数・稼働率・売上・加算額・人件費」を1行ずつ並べるだけのシンプルな表です。
- 請求ソフトからCSVまたはExcel形式でデータを書き出す
- Googleスプレッドシートに貼り付け、列を「年月・延べ利用者数・売上・加算合計・人件費」に整える
- 過去6か月分を同じフォーマットで並べておく（比較できるように）
ここまでできれば、もう8割は終わったようなものです。
ステップ2：ChatGPTに分析を依頼する
次に、田中さんはスプレッドシートの数字をコピーして、ChatGPTに貼り付けて質問しました。実際に使ったプロンプトがこちらです。
「これは私のデイサービスの過去6か月の売上データです。稼働率と利用者一人あたりの平均単価の推移を計算して、気づいた傾向を3つ教えてください」
「先月と今月を比べて、売上が下がった原因として考えられる要素を、データから優先度順に挙げてください」
「個別機能訓練加算の算定が他の月より少ない月があります。算定漏れの可能性がないか、チェックすべきポイントを教えてください」
ChatGPTは数字を読み取り、「稼働率は85%前後で安定していますが、平均単価が3月から微減しています。要介護度の高い利用者の割合が下がった可能性があります」といった具合に、田中さんが見落としていた視点を返してくれました。
ステップ3：打ち手を一緒に考えてもらう
分析で終わらせず、田中さんは次のように続けました。
「平均単価を上げるために、小規模デイサービスができる現実的な施策を、コストがかからない順に5つ提案してください」
AIは「入浴介助加算の算定状況の再確認」「送迎範囲の見直しによる稼働率向上」など、具体的な打ち手を提示。田中さんはこの中から自分の施設に合うものを選ぶだけでよくなりました。
田中さんが最初に読んだ入門書
実は田中さん、最初の数回はうまくいきませんでした。「データを分析して」とだけ入力したら、「どんな分析をしますか？」と聞き返されてしまったのです。そこで田中さんが手に取ったのが、ChatGPTのビジネス活用について書かれた入門書でした。「この本に書いてあった『AIには立場と目的を伝える』を実践したら、急に的確な答えが返ってくるようになった」と振り返ります。
介護施設の売上データの分析について、さらに詳しく学びたい方にはこちらの書籍がおすすめです。
会計データはfreee会計で自動連携
さらに田中さんは、人件費や経費の集計を楽にするためにfreee会計 <!-- TOOL:freee会計 --> を導入しました。無料プランから始められ、銀行口座やクレジットカードと連携すれば経費が自動で記録されます。ここから書き出した数字をスプレッドシートに足すことで、売上と費用を一気通貫で分析できるようになりました。
もうひとつのAI活用法：Googleフォーム・LINE公式との組み合わせ
売上分析の精度を上げるには、「数字の裏にある現場の情報」も大切です。田中さんはここでも無料ツールを活用しました。
Googleフォームで稼働の「理由」を記録
田中さんは、利用キャンセルや新規問い合わせをスタッフがスマホからGoogleフォームで記録する仕組みを作りました。「体調不良」「家族都合」などの理由が蓄積され、これをChatGPTに分析させます。
「このキャンセル理由のデータから、稼働率を下げている主な原因と、施設側で対策できるものを分けて教えてください」
すると「天候によるキャンセルが多い月は送迎の声かけを強化」など、数字だけでは見えない打ち手が見えてきました。
LINE公式アカウントで利用者家族とつながる
田中さんは利用者の家族向けにLINE公式アカウント <!-- TOOL:LINE公式アカウント --> を開設。月200通まで無料で、施設の様子やお知らせを配信できます。家族との接点が増えたことで利用継続率が上がり、これも売上の安定につながりました。配信文面はChatGPTに「介護施設の家族向けに、温かみのあるお知らせ文を作って」と頼めば数秒で完成します。
「声で記録、AIが整える」といった介護現場向けのeラーニングも2026年に入って登場しており、記録業務そのものをAIに任せる流れが加速しています。田中さんの「フォーム＋AI分析」は、その第一歩といえる取り組みです。
なお、お知らせ配信のチラシ画像はCanva <!-- TOOL:Canva --> の無料版で作っており、「スマホだけで見栄えのいい告知が作れる」と田中さんも気に入っています。
導入前後でどう変わった？数字で見るビフォーアフター
田中さんの施設の変化を、数字で見てみましょう。
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 月末の集計・分析作業 | 約12時間 | 約3時間 |
| 分析結果が出るまで | 翌月初旬 | 当月末 |
| 加算の算定漏れ | 月1〜2件発生 | ほぼゼロ |
| 平均稼働率 | 85% | 91% |
集計作業は 月12時間→3時間 に削減。浮いた9時間を、田中さんは利用者やスタッフと向き合う時間に充てられるようになりました。さらに加算の算定漏れがなくなったことで、月あたりおよそ4万円の売上改善につながったといいます。稼働率も施策の効果で6ポイント上昇しました。
「数字が怖くなくなった。むしろ毎月見るのが楽しみになった」——田中さんの表情は、以前とはまるで違います。
ちなみに、スマホだけでメニュー表を作れるMenuPrintのようなサービスを使えば、デザインの手間もほぼゼロにできます。
もっと深く学びたい田中さんへ
ここまでで十分な成果が出た田中さんですが、「もっと使いこなしたい」という意欲が湧いてきました。AIを業務でさらに活用したい方に向けて、体系的に学べる書籍やオンライン講座も増えています。田中さんも次のステップとして、データ分析やAI活用をより深く扱った本を読み始めているそうです。
この記事の内容をもっと体系的に学びたい方へ。実践的な一冊をご紹介します。
よくある質問
Q1: パソコンが苦手でも本当にできますか？
はい、田中さんも決してITが得意なわけではありませんでした。基本は「スプレッドシートに数字を貼って、ChatGPTにコピペして質問する」だけです。最初は1つの質問から試してみてください。慣れれば10分もかかりません。
Q2: 利用者の個人情報をAIに入力しても大丈夫ですか？
氏名や住所などの個人情報は入力しないでください。分析に必要なのは「延べ利用者数」「売上額」「稼働率」といった集計後の数字だけです。個人が特定できない形にしてから使えば安心して活用できます。
Q3: 初心者におすすめの本やツールはありますか？
まずはChatGPTのビジネス活用入門書を1冊読むのが近道です。田中さんも「本のプロンプト例をそのまま真似するところから始めた」と話しています。ツールはGoogleスプレッドシートとfreee会計の無料プランがあれば十分にスタートできます。
まとめ：田中さんからのひとこと
「数字の分析なんて自分には無理だと思っていました。でも、AIは難しい計算をしてくれる相棒であって、判断するのは結局自分。その役割分担がわかってから、経営が一気に楽になりました。月12時間が3時間になって、その分、利用者さんと話す時間が増えた。これが一番うれしい変化です。完璧を目指さず、まず1回ChatGPTに数字を貼ってみる。それだけで世界が変わりますよ」
介護施設の売上データ分析は、もう専門家だけのものではありません。今日、お手元の先月の数字を1枚のシートにまとめることから、田中さんと同じ一歩を始めてみてください。
※本記事に登場する人物・店舗名は架空のものであり、実在の個人・団体とは関係ありません。事例は同業種でよくあるお悩みをもとに構成したフィクションです。効果や数値はあくまで想定であり、成果を保証するものではありません。
この記事の監修
かわさき楽AIサポート（株式会社スマイルファクトリー）
川崎の中小企業・個人事業主・個人がAIを「楽に」「楽しく」活用できる状態をつくるAI活用支援サービス。無料ツール中心で、AIの専門家ではなく『整理役・伴走者』として業務効率化を支援します。
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この記事で紹介した方法は、どなたでも今日から始められます。「でも一人だと不安…」という方は、かわさき楽AIサポートにご相談ください。無料ツール中心で、あなたの業務に合ったAI活用を一緒に考えます。
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