税理士事務所 在庫管理の改善 効率化｜ChatGPTを使った具体的なやり方

川崎市高津区で開業10年目の税理士・佐藤健一さん（48歳・男性）。スタッフ4名を抱える「佐藤税理士事務所」は、年商約6,000万円。顧問先は法人60社、個人事業主40件ほど。佐藤さんを悩ませているのは、自分たちの事務所そのものの「在庫管理」です。決算書類のファイル、印紙、申告書フォーマット、書籍、ノベルティのクリアファイル、来客用のお茶やコーヒー、トナー、源泉徴収票の用紙——。「気づいたら印紙が切れていて、慌ててコンビニに走ったことが今年だけで5回」。最近では「会計業界初のAI活用コンテスト『AI-1グランプリ』で税理士法人九段会計事務所が王者に」というニュースも流れ、佐藤さんも「うちもAIで何とかしたい」と考え始めました。

※本記事の事例は、税理士事務所でよくあるお悩みをもとに構成したフィクションです。

結論から言えば、税理士事務所の備品・書類在庫の管理は、ChatGPTとGoogleスプレッドシート・LINE公式アカウントの組み合わせで、月8時間かかっていた棚卸し・発注業務を月2時間まで削減できます。しかも初期費用ゼロ、月額コストもほぼ0円で始められます。本記事では、佐藤さんが実際にたどった手順を、そのまま真似できる形で公開します。

税理士事務所の在庫管理の改善、なぜこんなに大変なのか？

佐藤さんの「ある火曜日」

朝9時、佐藤さんは顧問先A社の決算ファイルを取り出そうとして、青色の決算ファイルが残り2冊しかないことに気づきます。「あれ、先月10冊買ったはずなのに」。スタッフに聞いても「私は使ってないです」「私もです」。誰がいつ何を使ったか、誰も把握していません。

午前10時、別の顧問先から「源泉徴収票の再発行をお願いします」と連絡。引き出しを開けると、用紙が3枚しかない。慌ててAmazonで発注しますが、到着は明日。お客様には「明日の発送で」と謝罪。

午後2時、税務署提出用の収入印紙（200円・400円・1,000円）を確認。1,000円印紙が0枚。佐藤さん本人が郵便局へダッシュ。往復30分のロスタイム。

1日にこれだけ「在庫起因の中断」がある

佐藤さんが1週間記録してみると、在庫切れや「どこにあるか分からない」による業務中断は、なんと週に12回・合計3.5時間。月にすると約14時間が「探す・走る・謝る」に消えていました。これは時給換算で考えれば、月7〜10万円相当のロスです。

なぜ税理士事務所の在庫管理は難しいのか

• 品目が多すぎる：印紙・申告用紙・ファイル・トナー・書籍・ノベルティ・来客用備品など50品目以上
• 季節変動が激しい：確定申告期（2〜3月）、年末調整期（11〜12月）にだけ必要なものがある
• 誰が責任者か曖昧：所長も事務もスタッフも、みんなが少しずつ使う

税理士事務所で在庫管理の改善が放置されがちな3つの理由

理由1：本業（税務・会計）の方が優先度が高すぎる

佐藤さんも「在庫管理なんて雑務」と考えていました。決算・申告・記帳代行の締切に追われ、備品の管理はいつも後回し。気づいたら切れている、の繰り返しです。

理由2：「在庫管理ソフト」は税理士事務所には大げさすぎる

最近のニュースで「スターバックスがAI在庫管理ツールをわずか9カ月で廃止」という話題がありました。誤作動が頻発し、現場の不満が爆発したそうです。これは規模の大きな業務に複雑なAIを入れた典型的な失敗例。税理士事務所のような小規模事業所では、もっとシンプルな仕組みで十分なのです。逆に、ZAICOのような専用ツールも便利ですが、月数千円のコストとスタッフへの教育負担がかかります。

理由3：「Excelで台帳作ろう」と何度も挫折している

佐藤さんも過去に3回挑戦して3回挫折。理由は「入力が面倒」「更新されない」「結局誰も見ない」。ここを突破できないと、何度作っても同じです。

在庫管理の改善をAIで解決する方法（ステップ解説）

ここからが本題です。佐藤さんが実際に2026年4月から始めて、1ヶ月で軌道に乗せた手順を紹介します。

佐藤さんが最初に取り組んだ書籍学習

佐藤さんが最初に読んだのは、ChatGPTのビジネス活用について書かれた入門書でした。「この本に書いてあった通り、まず『何を解決したいか』を明確にしてからプロンプトを書く——これだけで結果が全然違った」と振り返ります。専門書ではなく、業務効率化の文脈で書かれた本を選んだのが正解でした。

税理士事務所の在庫管理の改善について、さらに詳しく学びたい方にはこちらの書籍がおすすめです。

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ステップ1：ChatGPTに「在庫管理台帳の設計」を相談する

まず佐藤さんは、ChatGPTに以下のプロンプトを投げました。

「あなたは中小企業の業務改善コンサルタントです。スタッフ5名の税理士事務所で使う備品・消耗品の在庫管理台帳を、Googleスプレッドシートで作りたいです。管理すべき品目カテゴリ、必要な列項目、安全在庫の考え方を提案してください。」

返ってきた回答をベースに、「印紙」「用紙類」「ファイル類」「トナー・インク」「来客備品」「ノベルティ」の6カテゴリに分類。列は「品目名・カテゴリ・現在庫・安全在庫・発注先・単価・最終発注日・担当」と決まりました。

ステップ2：Googleスプレッドシートに台帳を作る

ChatGPTにこう続けます。

「先ほどの設計をもとに、Googleスプレッドシートに貼り付けられる形式（タブ区切り）で50品目分の台帳サンプルを作ってください。税理士事務所で実際に使うものを想定してください。」

10分で台帳の骨組みが完成。これをスプレッドシートにペーストするだけ。

ステップ3：LINE公式アカウントで「在庫報告」を受け付ける

ここがポイントです。台帳は作っても入力されなければ意味がない。佐藤さんは事務所のLINE公式アカウント<!-- TOOL:LINE公式アカウント -->（月200通まで無料）を作り、スタッフに「使ったら『◯◯を1個使用』とLINEで送って」とルール化。所長の佐藤さんが毎朝LINEを見て、スプレッドシートに反映するだけ。これで入力負担がほぼゼロになりました。

ステップ4：ChatGPTに週次で発注リストを作らせる

毎週金曜の夕方、佐藤さんはスプレッドシートのデータをコピーしてChatGPTに貼り付け、こう聞きます。

「以下が今週末時点の在庫状況です。安全在庫を下回っている品目をリストアップし、Amazon・アスクル・郵便局・コンビニのどこで買うべきか、優先度順に発注リストを作ってください。」

3分で発注リスト完成。あとは月曜の朝に発注するだけ。

ステップ5：確定申告期の特需を予測する

確定申告前の1月、佐藤さんはこう聞きました。

「昨年2〜3月の使用量データはこちらです。今年の確定申告期に必要な印紙・用紙・ファイル類の必要数を予測し、いつまでに何個発注すべきかスケジュール化してください。」

これで「2月になって慌てて発注」がなくなりました。

freee会計との連携で発注コストも見える化

佐藤さんは顧問業務でfreee会計<!-- TOOL:freee会計 -->を使っているので、備品の発注履歴もfreeeに登録。月末にCSVで書き出してChatGPTに「カテゴリ別のコスト分析と削減提案」を依頼。結果、ノベルティのクリアファイルを「年4回まとめ買い」に変えるだけで年間2万円のコスト削減につながりました。

もうひとつのAI活用法：Canvaとの組み合わせで「見える化」する

在庫棚に「QRコード付きラベル」を貼る

佐藤さんは在庫棚の整理にCanva<!-- TOOL:Canva -->（無料版）を活用。ChatGPTに「整理整頓された税理士事務所の備品棚のラベルデザイン案を10個提案して」と依頼し、出てきたデザインをCanvaで作成。各棚に「品目名＋QRコード（LINE公式の在庫報告フォームに飛ぶ）」を貼りました。

これで新人スタッフでも「これを使ったらこのQRを読んで報告」と直感的に分かるように。

失敗談：最初は「写真送って」にしたら大失敗

実は最初、佐藤さんは「スタッフが使ったら備品の写真をLINEで送る」というルールにしました。が、これが大失敗。写真だけ送られても何個減ったか分からない。ChatGPTに画像認識させようとしましたが、ファイル類は形が似ていて精度が低かったのです。

「スタッフからも『写真撮るの面倒』とブーイング」。そこでテキストで「品目名＋個数」だけに変更したら、報告率が一気に上がりました。AIに何でもやらせるより、人が楽な方法を最優先——これが学びでした。

ちなみに、最近ZAICOがDX総合EXPOで「AIで最適化する在庫管理」の新機能を発表したというニュースもありました。今後は税理士事務所のような小規模事業者向けの選択肢も増えそうです。

導入前後でどう変わった？数字で見るビフォーアフター

時間とコストの変化

月8時間×時給5,000円＝月4万円相当の効果

佐藤さんの時給を税理士相場の5,000円で計算すると、月4万円以上の本業集中時間が生まれた計算です。「この時間で顧問先1社多く回れるようになった」と佐藤さん。

ちなみに、PwC税理士法人も経理・税務領域での生成AI活用ユースケースを公開しており、大手事務所でも同様の取り組みが加速しています。規模を問わず「AI×業務改善」は2026年の標準装備になりつつあります。

副産物：スタッフのモチベーションが上がった

「自分が報告したことが翌週の発注に反映される」と分かると、スタッフも能動的になりました。「次は来客用のお菓子もこの仕組みに入れたい」と提案が出るように。

もっと深く学びたい税理士さんへ

ここまで読んで「うちの事務所でもやってみたい」と思った方は、まず1冊AI活用の入門書を手元に置くことをおすすめします。佐藤さんいわく「ネット情報は断片的すぎて、最初は本で全体像を掴むのが結局いちばん早かった」。週末の2時間で読める入門書を1冊読むだけで、ChatGPTへの依頼の質が劇的に変わります。

この記事の内容をもっと体系的に学びたい方へ。実践的な一冊をご紹介します。

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よくある質問

Q1: ChatGPTの有料プラン（月20ドル）は必要ですか？

無料版でも今回紹介した使い方は十分可能です。ただし、月20件以上の本格的な分析を行うなら有料版（ChatGPT Plus）の方が回答精度と速度で快適です。佐藤さんは2ヶ月使ってから有料版に切り替えました。

Q2: 顧問先の情報をChatGPTに入れても大丈夫ですか？

顧問先の氏名・会社名・金額などの個人情報・機密情報は絶対に入力しないでください。今回の在庫管理は「自社内の備品データ」のみが対象なので、その点は安心して使えます。顧問業務にAIを使う場合は、ChatGPT TeamやEnterpriseなど学習に使われないプランの検討が必要です。

Q3: 初心者におすすめの本やツールはありますか？

まずは「ChatGPT 仕事術」「生成AI 業務改善」といったキーワードで売れ筋の入門書を1冊。ツールは無料のChatGPT＋Googleスプレッドシート＋LINE公式アカウントの3点セットで十分スタートできます。いきなり高額なAIツールを買う必要はありません。

まとめ：佐藤さんからのひとこと

「正直、AIなんて自分には縁がないと思っていました。でもやってみたら、月11時間も自由になって、印紙切れで郵便局に走ることもなくなった。何より、スタッフから『所長、最近イライラしなくなりましたね』って言われたのが一番嬉しかったです（笑）。完璧を目指さず、まずはLINEで報告するだけ、から始めてみてください」

税理士事務所の在庫管理の改善は、決して大がかりなシステム導入が必要なわけではありません。ChatGPT＋無料ツールの組み合わせで、明日から始められます。まずは自分の事務所の「在庫切れで困った瞬間」を1週間記録するところから、始めてみませんか。