学習塾 在庫管理の改善 改善したい｜今日から始められるAI活用3ステップ

田中健一さん、48歳。川崎市高津区で個別指導塾「まなびの森ゼミナール」を営む塾長です。生徒数は小中高合わせて約80名、講師スタッフは4名。売上規模は年商約3,500万円。夜10時、最後の生徒を送り出したあと、田中さんは教室の奥にある教材棚の前でため息をつきます。「あれ、中2数学の問題集、まだ在庫あったっけ？」——手書きの在庫ノートをめくりながら、明日の授業で使う教材が足りるか不安になる毎日。過去問集、テキスト、コピー用紙、ホワイトボードマーカー、消しゴム……在庫の種類は100点を超え、気づけば同じ問題集を二重発注していたり、直前になって「切れてる！」と焦ってコンビニに走ったり。2026年に入り、日本ハムがAIで需要予測と在庫管理を高度化して欠品率を改善したというニュースを目にした田中さんは、「うちみたいな小さな塾でも、なにかできることはないだろうか」と考え始めました。

※本記事の事例は、学習塾でよくあるお悩みをもとに構成したフィクションです。登場人物名・店舗名・会社名は仮名であり、実在の個人・団体とは関係ありません。

結論から言えば、学習塾の在庫管理の改善はChatGPTとGoogleスプレッドシートの組み合わせで月8時間の作業を月2時間に削減でき、二重発注や欠品によるロスも年間で約12万円削減できます。 高額なシステムを導入する必要はなく、無料ツールと3つのステップで今日から始められます。

学習塾の在庫管理の改善、なぜこんなに大変なのか？

田中さんの1日を追ってみましょう。朝9時に出社し、まずは前日の授業で使ったプリント枚数を確認。午前中は保護者面談、午後は教材の在庫棚を見て「これ、あと何冊あるっけ」と手書きノートに書き込む作業。夕方には講師から「先生、中3英語のワークが足りません」と言われて慌てて発注。夜は授業対応と締め作業。気づけば在庫管理だけで週に2時間、月にして約8時間を費やしています。

塾特有の「在庫」の複雑さ

一般的な小売店と違い、学習塾の在庫は種類が非常に多岐にわたります。学年別・科目別・レベル別のテキスト、季節講習用の特別教材、消耗品（コピー用紙、マーカー、ノート）、模試の答案用紙、ノベルティなど。しかも、生徒の入退塾や志望校の変更で、必要な教材が急に変わることも珍しくありません。

「なんとなく」で発注してきたツケ

田中さんは開業以来15年間、勘と経験で発注してきました。しかし生徒数が増えるにつれ、「なんとなく」では追いつかなくなってきたのです。

学習塾で在庫管理の改善が放置されがちな3つの理由

理由1：本業が「教える」ことだから

塾長や講師の頭の中は、常に「どうすれば生徒の成績が上がるか」でいっぱいです。在庫管理は「やらなきゃいけないけど、後回しでいい仕事」の代表格。田中さんも「授業の準備が最優先」という気持ちが強く、在庫は「なくなってから発注」が習慣になっていました。

理由2：システム導入のハードルが高いと思い込んでいる

「在庫管理システム」と聞くと、月額数万円の業務用ソフトをイメージしてしまいがち。中小の学習塾には過剰な投資に感じられ、「うちには関係ない」と敬遠されがちです。

理由3：紙とエクセルの中間で止まっている

多くの塾は「手書きノート」から「なんとなくエクセル」に移行した段階で止まっています。田中さんもエクセルで在庫表を作ってはいるものの、更新が追いつかず、結局ノートに戻ってしまいました。

在庫管理の改善をAIで解決する方法（ステップ解説）

田中さんが実際に取り組んだ3ステップをご紹介します。かかった費用は月額0円、準備時間は最初の1回だけ約2時間でした。

ステップ1：在庫項目をChatGPTに整理してもらう

まず田中さんは、手書きノートの内容をそのままChatGPTに貼り付け、こう入力しました。

「私は個別指導塾を経営しています。以下は現在の教材・消耗品の在庫リストです。学年別・科目別・消耗品カテゴリに分類して、Googleスプレッドシートに貼り付けられる表形式で出力してください。」

わずか30秒で、100点を超える在庫がきれいなカテゴリ別の表になって返ってきました。

ステップ2：Googleスプレッドシートで「発注アラート表」を作る

次に、ChatGPTに次のプロンプトを投げます。

「以下の在庫表に、①現在庫数 ②月間平均消費数 ③発注リードタイム（日）④発注点（何個を切ったら発注するか）の列を追加してください。学習塾の一般的な消費ペースを想定して、それぞれの目安値も入れてください。」

出力された表をGoogleスプレッドシートに貼り付け、「現在庫数が発注点を下回ったら赤く光る」条件付き書式を設定。これでひと目で「今すぐ発注すべきもの」がわかるようになりました。

ステップ3：スマホから在庫を更新する仕組みを作る

Googleフォームを使い、講師スタッフが授業後に「使った教材と枚数」を選んで送信するだけで、スプレッドシートに自動反映される仕組みを構築。田中さんが1人で抱えていた在庫管理が、チーム全員で回せるようになりました。

田中さんが最初に読んだのは、ChatGPTのビジネス活用について書かれた入門書でした。「この本の通りに手を動かしたら、最初のプロンプトから使えるものが出てきた。難しいコードは一切いらなかった」と振り返ります。

学習塾の在庫管理の改善について、さらに詳しく学びたい方にはこちらの書籍がおすすめです。

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もうひとつのAI活用法：会計ツールとの組み合わせ

田中さんが次に取り組んだのは、在庫データと会計データの連携です。ここで登場したのが freee会計 <!-- TOOL:freee会計 --> でした。教材の仕入れをfreeeで記録することで、「どの教材にいくら使ったか」が科目別に見える化されます。

プロンプト例：仕入れ分析

田中さんはfreeeからCSVをダウンロードし、ChatGPTにこう聞きました。

「以下は当塾の過去12ヶ月の教材仕入れ履歴です。科目別・月別に集計し、季節性（春期講習・夏期講習・冬期講習）を考慮した来月の推奨発注リストを作ってください。」

すると、「7月は夏期講習に向けて数学ワークの発注を通常月の1.5倍に」といった具体的な提案が返ってきました。2026年、アパレル業界向けの需要予測AI「ベストリー」があらゆるフォーマットのExcelアップロードに対応したというニュースがありましたが、同じ発想を、月額0円のChatGPTで小規模塾でも実現できる時代になったのです。

LINE公式アカウントで保護者への連絡もスムーズに

在庫管理の副産物として、「教材切れによる授業への影響ゼロ」が実現。田中さんは LINE公式アカウント <!-- TOOL:LINE公式アカウント --> で保護者に「今週のお子さまの学習内容」を配信するようになり、教室の信頼度もアップしました。

失敗談：最初はプロンプトが曖昧すぎた

実は田中さん、最初にChatGPTを使ったとき「在庫管理を効率化して」とだけ入力し、抽象的な一般論しか返ってこず落胆したそうです。「立場、業種、現状、欲しい出力形式を全部書く」と教わってから、劇的に精度が上がりました。

なお、集客面では自社サービス「AIOスコア診断」で塾の露出度を無料チェックしたところ、改善のヒントも得られたとのことです。

最近はAIが検索結果を要約して表示する時代です。自分のお店がAIに紹介されるかどうか、AIOスコア診断で無料チェックしてみるのもおすすめです。

導入前後でどう変わった？数字で見るビフォーアフター

田中さんの塾での変化を具体的な数字で見てみましょう。

「浮いた月6時間は、生徒との面談や新しい講座の企画に回せています」と田中さん。数字以上に、精神的なストレスから解放されたことが大きいと言います。

2026年、株式会社みんがくが鳥取県でスクールAIの活用対象生徒数を650名まで拡大したというニュースもありました。教育現場でのAI活用は着実に広がっており、田中さんのような個人塾レベルでも「使わない理由がない」時代です。

あわせて読みたい: 学習塾の予約管理の効率化の記事もおすすめです。

よくある質問

Q1: ChatGPTの無料版でも十分ですか？

はい、在庫管理の改善であれば無料版で十分対応可能です。田中さんも最初の3ヶ月は無料版のみで運用し、より高度な分析が必要になった段階で有料版（月額約3,000円）に切り替えました。

Q2: 講師スタッフに使い方を覚えてもらうのは大変ではないですか？

Googleフォームでの入力は「選択肢を選んで送信ボタンを押すだけ」なので、スマホが使える人なら5分で覚えられます。田中さんの塾では、60代のベテラン講師も問題なく使えているそうです。

Q3: 初心者におすすめの本やツールはありますか？

まずはChatGPTのビジネス活用入門書を1冊読むのがおすすめです。田中さんも「体系立てて学べたことで、応用が効くようになった」と話しています。書籍代1,500円の投資で、その後の作業効率が劇的に変わります。

この記事の内容をもっと体系的に学びたい方へ。実践的な一冊をご紹介します。

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まとめ：田中さんからのひとこと

「AIって、正直、最初は自分には関係ないと思っていました。でも、やってみたら本当に簡単で、しかも無料。もっと早くやればよかった、というのが正直な気持ちです」

田中さんが強調するのは、「完璧を目指さないこと」。まずは在庫項目をChatGPTに整理してもらうだけでもいい。次にGoogleスプレッドシートで発注アラートを作る。慣れてきたらGoogleフォームで入力の仕組みを作る。この3ステップを、1週間に1つずつ試すだけで、1ヶ月後には塾の景色が変わっているはずです。

在庫管理の改善は、単なる作業効率化ではありません。浮いた時間で、あなたの塾は「もっと生徒に向き合える塾」になれます。今日、まずはChatGPTを開いて、手元の在庫ノートの内容を貼り付けてみてください。それが、変化の第一歩です。