保育園・幼稚園 経理作業の時短 大変 → AIで解決した方法を全手順つきで紹介

朝7時、川崎市高津区で小さな認可保育園「そらまめ保育園」を運営する佐藤恵子さん（52歳・女性・園長）は、登園してくる子どもたちに「おはよう」と声をかけながら、頭の片隅で月末の経理作業のことを考えていました。職員8名、園児45名のこの園で、佐藤さんは園長業務と並行して経理も一手に引き受けています。延長保育料、給食費、教材費、補助金の計算……電卓を叩き、手書きの台帳とExcelを行き来する毎日。気づけば毎晩、子どもたちが帰ったあとの園で23時近くまで一人、領収書の山と格闘していました。最近では「3人に1人の保育者がAIを活用している」というニュースも目にしましたが、「うちみたいな小さな園には関係ない話」とページを閉じたのです。

結論から言えば、保育園・幼稚園の経理作業の時短は、ChatGPTと無料のクラウド会計ツールの組み合わせで、月およそ24時間を約7時間まで削減できます。 この記事では、佐藤さんがどうやってその状態にたどり着いたのか、実際のプロンプトと手順をすべて公開します。

※本記事の事例は、保育園・幼稚園でよくあるお悩みをもとに構成したフィクションです。

保育園・幼稚園の経理作業の時短、なぜこんなに大変なのか？

佐藤さんの「ある月末」

毎月25日を過ぎると、佐藤さんの仕事量は一気に膨らみます。保護者から集めた給食費や延長保育料の入金確認、教材を購入したときの領収書の仕分け、職員の交通費精算、そして自治体に提出する補助金関連の書類。これらをすべて手作業で集計し、Excelに転記していました。

「一番つらいのは、数字が合わないときです」と佐藤さんは振り返ります。延長保育を利用した園児の記録は連絡ノートに手書きされていて、それを一つひとつ拾って料金表と照らし合わせる。45人分を一人で確認していると、深夜になっても終わりません。

たった1つの、しかし重い困りごと

佐藤さんの最大の困りごとは、「延長保育料・給食費などの実費集計と請求金額の突き合わせに、毎月膨大な時間がかかること」でした。連絡ノート、出席簿、Excelがバラバラに存在し、それをつなぐのは佐藤さんの目と電卓だけ。月によっては請求ミスが起き、保護者に謝罪と再請求のお願いをすることもありました。この精神的な負担が、何より大きかったのです。

保育園・幼稚園で経理作業の時短が放置されがちな3つの理由

理由1：「保育が本業」という業界構造

保育園・幼稚園の現場では、当然ながら子どもの保育が最優先です。経理は「やらなければならないが、誰も専門家ではない」業務として、園長や事務担当者の善意と残業で支えられているケースが少なくありません。専任の経理担当を雇う予算的余裕がない小規模園ほど、この傾向は強くなります。

理由2：時間がないから改善もできないという悪循環

「業務を効率化したい」と思っても、その方法を調べたり試したりする時間がない。目の前の請求書を片付けることで精一杯で、根本的な仕組みづくりに手が回らない。佐藤さんもまさにこの状態で、「忙しいから変えられない、変えられないから忙しい」という悪循環に陥っていました。

理由3：「ITやAIは難しそう」という心理の壁

ルクミーなどの保育AIプロダクトが利用施設の4割弱に浸透しているという調査もありますが、それでも「うちには無理」と感じる現場は多いものです。佐藤さんも「AIなんて若い人が使うもの」「設定が大変そう」という思い込みから、一歩を踏み出せずにいました。実際には、無料で始められて、特別な知識もいらないのですが、その情報にたどり着く前に諦めてしまうのです。

経理作業の時短をAIで解決する方法（ステップ解説）

転機は、川崎の中小事業者向けAI勉強会でした。「ChatGPTは経理の集計や文章作成が得意」と聞いた佐藤さんは、半信半疑で試してみることにしました。

佐藤さんが最初に読んだのは、ChatGPTのビジネス活用について書かれた入門書でした。「専門用語が少なくて、私みたいなパソコンが苦手な人間でも読めた。この本に書いてあった通りにプロンプトを作ったら、最初の集計が一発でうまくいったんです」と振り返ります。

保育園・幼稚園の経理作業の時短について、さらに詳しく学びたい方にはこちらの書籍がおすすめです。

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ステップ1：データの置き場所を1つにまとめる

まず佐藤さんが取り組んだのは、バラバラだったデータの一元化です。

1. Googleフォームで「延長保育・実費利用記録」の入力フォームを作成する
2. 職員がスマホから、その日の延長保育利用児・教材費などを入力する
3. 入力内容は自動でGoogleスプレッドシートに集約される
4. 連絡ノートの手書き転記作業がゼロになる

これだけで「データを探す時間」が大幅に減りました。

ステップ2：ChatGPTで集計と請求書の下書きを作る

スプレッドシートにたまったデータを、ChatGPTに貼り付けて集計させます。佐藤さんが実際に使ったプロンプトはこちらです。

「以下は今月の延長保育利用記録です。園児ごとに利用回数を集計し、1回400円で料金を計算して、園児名・回数・金額の表にまとめてください。」

「次のデータから、給食費（月額4,500円）の未入金者だけを抽出し、リストにしてください。」

「先ほどの集計結果をもとに、保護者向けの実費請求のお知らせ文を、丁寧で分かりやすい『です・ます』調で作成してください。」

集計から保護者向け文書の作成まで、これまで数時間かかっていた作業が数分で形になりました。

ステップ3：freee会計で帳簿づけを自動化する

集計したデータの記帳には、無料プランから始められるクラウド会計ソフトを導入しました。

freee会計 <!-- TOOL:freee会計 --> は、銀行口座やクレジットカードと連携すると、入出金が自動で取り込まれ、勘定科目もAIが推測してくれます。

1. freee会計の無料プランに登録する
2. 園の銀行口座を同期する
3. 取り込まれた取引に、AIの推測した勘定科目を確認しながら登録する
4. 月次レポートが自動で生成される

「手書き台帳とExcelの二重入力がなくなったのが一番大きかった」と佐藤さんは言います。

失敗談：最初はうまくいかなかった

実は、最初のChatGPT利用はうまくいきませんでした。「データを集計して」とだけ入力したら、ChatGPTが料金単価を勝手に想像して、まったく違う金額を出してきたのです。佐藤さんは「やっぱりAIは信用できない」と一度諦めかけました。

しかし勉強会で「前提条件を具体的に書くといい」と教わり、「1回400円」「月額4,500円」のように数字を明示するようにしたところ、正確な集計が出るようになりました。AIは“察してくれない”、でも“正しく伝えれば確実にこなす”——この気づきが、佐藤さんの使い方を一変させました。

もうひとつのAI活用法：LINE公式アカウントとの組み合わせ

経理の時短は集計だけではありません。佐藤さんが次に取り組んだのは、「請求と入金連絡のやりとり」の効率化でした。

これまで未入金の保護者への連絡は、お迎えのときに口頭で伝えるか、個別に電話していました。気まずく、時間もかかる作業です。

そこで佐藤さんは LINE公式アカウント <!-- TOOL:LINE公式アカウント --> を導入しました（月200通まで無料）。実費請求のお知らせや入金期限のリマインドを、ChatGPTで文面を作ってから一斉配信するようにしたのです。

「保護者へのLINE配信文を作ってください。今月の実費請求の案内で、振込期限は5月31日、問い合わせは園まで。やわらかく、急かしすぎない表現で。」

このプロンプトで作った文面を配信したところ、入金率が上がり、督促の手間も激減しました。配信用の画像は Canva <!-- TOOL:Canva --> の無料版で作成し、見やすいお知らせに仕上げています。

導入前後でどう変わった？数字で見るビフォーアフター

佐藤さんの経理作業は、3か月でここまで変わりました。

月およそ17時間の削減。佐藤さんの実感に近い金額に換算すると、人件費ベースでおよそ月4万円相当の業務コスト削減です。何より、「数字が合わない」というストレスから解放され、保育の準備や職員との対話に時間を使えるようになりました。

2026年に入って公開された社会人向けの調査でも、AIで時間を短縮できた作業として「集計・データ整理」「文章作成」が上位に挙がっています。佐藤さんの体験は、まさにこの結果を裏付けるものでした。

あわせて読みたい: 保育園・幼稚園の予約管理の効率化の記事もおすすめです。

よくある質問

Q1: ChatGPTに園児の名前など個人情報を入れて大丈夫ですか？

園児の氏名などの個人情報は、できるだけ「園児A」「園児B」のように記号化して入力するのが安全です。集計後に手元で実名に戻せば、効率と安全を両立できます。園の個人情報取り扱い方針も併せて確認しておきましょう。

Q2: パソコンが苦手でも本当にできますか？

はい。佐藤さんも自称「パソコン苦手」でしたが、最初はChatGPTにデータを貼り付けて指示文を打つだけから始めました。GoogleフォームやLINE公式も無料で、スマホ操作中心です。一度に全部やろうとせず、1つずつ試すのが成功のコツです。

Q3: 初心者におすすめの本やツールはありますか？

まずはChatGPTのビジネス活用入門書を1冊読むと、プロンプトの基本が身につき遠回りせずに済みます。ツールは無料から始められるfreee会計とGoogleフォームの組み合わせがおすすめです。次のセクションで、もう少し深く学びたい方向けの参考情報も紹介します。

この記事の内容をもっと体系的に学びたい方へ。実践的な一冊をご紹介します。

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まとめ：佐藤さんからのひとこと

「正直、AIなんて自分には縁のないものだと思っていました。でも、やってみたら『察してはくれないけど、ちゃんと伝えれば確実にやってくれる』、まるで優秀な事務スタッフが一人増えたような感覚です。経理で23時まで園に残ることはなくなりました。その時間で、子どもたちのために何ができるかを考えられるようになったのが、一番うれしい変化です。」

保育園・幼稚園の経理作業の時短は、特別なシステムや高額ツールがなくても、ChatGPTと無料ツールの組み合わせで十分に実現できます。佐藤さんのように、まずは「延長保育料の集計」など1つの作業から試してみてください。小さな一歩が、現場の働き方を大きく変えていきます。