保育園・幼稚園 売上データの分析 やり方がわからない｜初心者でもできるAI活用術

朝7時、川崎市高津区で小規模認可保育園「ひまわりキッズ」を運営する田中美香さん(48歳・女性・園長)は、園児たちの登園前に事務室のパソコンに向かっていました。従業員は保育士8名、園児定員は30名。月の売上は約900万円(保育料・給食費・延長保育費・一時預かり収入など)ですが、どの収入がどれだけ利益を生み、どの時期にブレが出るのか、田中さんは正直よく分かっていません。「エクセルに数字は入っているけれど、それを“分析”するって、具体的に何をどうすればいいの?」——これが田中さんの長年の悩みです。先日のPR TIMESの調査では「3人に1人の保育者がAIを活用している」と報じられていて、田中さんも「うちも何かやらなきゃ」と焦りを感じていました。

結論から言えば、保育園・幼稚園の売上データの分析は、ChatGPTと無料ツールの組み合わせで月8時間の作業を2時間に短縮でき、しかも“数字を見て動ける園長”になれます。 この記事では、田中さんが実際にたどった道のりを、同じ悩みを持つあなたのために丁寧にお伝えします。

※本記事の事例は、保育園・幼稚園でよくあるお悩みをもとに構成したフィクションです。登場人物名・園名・会社名は仮名であり、実在の個人・団体とは関係ありません。

保育園・幼稚園の売上データの分析、なぜこんなに大変なのか?

田中さんの1日は分刻みです。朝7時に出勤し、延長保育の受け入れ、保育士のシフト確認、保護者対応、給食の発注チェック、行政への報告書作成、夕方には延長保育の精算、夜は翌月の請求書準備……。「数字をゆっくり見る時間」はどこにもありません。

“入力はしているのに、見えていない”という状態

田中さんの園では、毎月の売上はエクセルに入力されています。保育料、延長保育費、一時預かり、給食費、教材費——項目は細かく分かれています。でも、入力した数字は「請求書を作るため」のもので、分析として振り返ることはほとんどありません。

「先月と比べて延長保育の収入が増えたのか減ったのか」「3歳児クラスと5歳児クラスで利益率はどう違うのか」「夏休み期間の一時預かり収入は何%落ちるのか」——こうした問いに即答できないまま、年度が終わってしまうのです。

園長は“保育のプロ”であっても“経営分析のプロ”ではない

田中さんは保育士として20年のキャリアを持ちますが、簿記や経営分析を学んだことはありません。「補助金の計算は税理士さんに任せているから大丈夫」と思っていましたが、日常の意思決定(保育士をもう1人雇うか、延長保育の料金を見直すかなど)は、園長自身が数字を読まないと判断できないのだと最近気づきました。

保育園・幼稚園で売上データの分析が放置されがちな3つの理由

理由1:収入源が多すぎて、分類が面倒

認可保育園の場合、保育料は自治体から入り、延長保育費・給食費・一時預かり・行事費などは保護者から直接いただきます。収入源が5〜10種類に分散しているため、どこから手をつければいいのか分からず、結局そのままになります。

理由2:「数字より子ども」の文化

保育現場では「子どもの笑顔が第一、お金の話は後」という空気があります。田中さん自身も「経営の話を職員会議で持ち出すと浮く」と感じていました。でも、園が続かなければ子どもを預かることもできない——これが2026年の保育業界の現実です。

理由3:分析ツールが難しそうに見える

「BIツール」「ダッシュボード」と聞くと、田中さんは身構えてしまいます。実際、ITmediaが2026年に公開した「AIデータ分析のおすすめツール比較」を読んでも、専門用語が多くて途中で閉じてしまいました。でも、本当はChatGPTと無料のスプレッドシートで十分だったのです。

売上データの分析をAIで解決する方法(ステップ解説)

田中さんが実際に取り組んだ手順を、そのままご紹介します。

1. 過去12ヶ月分の売上データをスプレッドシートにまとめる:月別・収入項目別の表を作ります。既存のエクセルをGoogleスプレッドシートにコピーするだけでOKです。
2. データをChatGPTに貼り付けて、分析を依頼する:田中さんが最初に入れたプロンプトは「以下は認可保育園の過去12ヶ月の売上データです。収入項目ごとの推移、季節変動、気になる変化を初心者にも分かる言葉で教えてください」でした。
3. AIの回答から“次の問い”を立てる:1回目の回答で「8月の一時預かり収入が前年比30%減」と分かれば、次に「なぜ8月に落ちたのか、保育業界で考えられる要因を5つ挙げて」と深掘りします。
4. 仮説を立てて、翌月の数字で検証する:「お盆期間の需要変化が原因では」と仮説を立て、翌年の夏に向けた対策(お盆特別受け入れプランなど)を考えます。
5. 月1回、同じプロンプトで定点観測する:毎月同じ形式で分析すれば、変化が見えてきます。

田中さんが実際にChatGPTに入れたプロンプトをいくつか紹介します。

• 「3歳児クラスと5歳児クラスの月あたり収入を比較して、どちらが利益率が高いか、保育士配置基準も踏まえて分析して」
• 「延長保育の利用者数と売上の相関を調べて、料金改定の余地があるか意見を聞かせて」
• 「過去3年の年度別売上を比較して、来年度予算の目安額を根拠つきで提案して」
• 「このデータを保育士8名の職員会議で説明する想定で、グラフ付きのトーク台本を作って」

田中さんが最初にAIの使い方を学ぶために読んだのは、ChatGPTのビジネス活用について書かれた入門書でした。「この本に“AIには役割と目的を最初に伝える”と書いてあって、その通りに『あなたは保育園経営に詳しいコンサルタントです』から始めたら、回答の質が一気に上がりました」と田中さんは振り返ります。

保育園・幼稚園の売上データの分析について、さらに詳しく学びたい方にはこちらの書籍がおすすめです。

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使ったツール:freee会計で“入力の手間”をゼロに近づける

田中さんはこのタイミングでfreee会計 <!-- TOOL:freee会計 --> を導入しました。これまでエクセルに手入力していた売上データを、freee会計の仕訳データからCSVでダウンロードし、そのままChatGPTに貼り付けられるようにしたのです。「無料プランから試せたので心理的ハードルが低かった」と田中さんは言います。入力の手間が月4時間減り、その時間を分析に回せるようになりました。

失敗談:最初は“数字の生データ”をそのまま貼って怒られた

実は田中さん、最初はCSVデータをそのままChatGPTに貼り、「分析して」とだけ入力しました。すると「どの列が何を意味するか説明してください」と返されて止まってしまいました。AIは“前提情報”がないと動けないのです。そこで「1列目:年月、2列目:保育料収入、3列目:延長保育収入……」と見出しを説明する一文を足したら、スムーズに分析してくれるようになりました。

もうひとつのAI活用法:LINE公式アカウントとの組み合わせ

売上分析の結果を“次の行動”につなげる方法です。田中さんはLINE公式アカウント <!-- TOOL:LINE公式アカウント --> を使って、保護者とのコミュニケーションを強化しました。月200通まで無料で配信できるので、小規模園には十分です。

やり方

1. ChatGPTで「延長保育の利用が少ない曜日」を特定する
2. その曜日に延長保育を使いやすくするお知らせ(例:金曜限定の軽食サービス)を考える
3. ChatGPTに「保護者向けLINE配信文面を、親しみやすく100文字で」と依頼
4. Canva <!-- TOOL:Canva --> で告知画像を1分で作成
5. LINE公式で一斉配信

この流れで、田中さんは閑散曜日の延長保育利用を1.5倍に増やしました。最近2026年に発売された「チャイルドAI園ナビ」のような業界特化AIも登場していますが、まずは汎用AIと無料ツールの組み合わせから始めるのが現実的です。チラシやお知らせを本格的に印刷したいときは「MenuPrint(メニュープリント)」を使えばスマホだけでプロ品質の掲示物が月額980円から作れると、田中さんは別の園長さんから聞いて候補にメモしていました。

ちなみに、スマホだけでメニュー表を作れるMenuPrintのようなサービスを使えば、デザインの手間もほぼゼロにできます。

導入前後でどう変わった?数字で見るビフォーアフター

特に大きかったのは、延長保育収入が月16万円増えたことです。年間で約190万円の増収。保育士1人分の人件費に迫る規模です。

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よくある質問

Q1: AIに園児や保護者の個人情報を入れても大丈夫ですか?

氏名・住所・電話番号などの個人情報はChatGPTに入力しないでください。売上分析では「3歳児クラス合計」「延長保育利用者数(人)」など、集計済みの数字だけを使えば十分です。田中さんも必ず匿名化してから貼り付けています。

Q2: 園長がITに弱いのですが、何から始めればいいですか?

まずは「ChatGPTに今月の売上数字を貼り付けて、気になる点を3つ教えて」から始めてください。完璧な分析ではなく、“AIと会話する習慣”をつくることが第一歩です。田中さんも最初の1ヶ月は毎日5分だけAIと話すところから始めました。

Q3: 初心者におすすめの本やツールはありますか?

まずはChatGPTの無料プランとGoogleスプレッドシートから始めるのが鉄則です。本については、保育業界の経営に特化したものはまだ少ないので、中小企業の経営者向けに書かれたChatGPT活用の入門書がおすすめです。1冊読むだけで、プロンプトの型が身につき、翌日から使えます。

もう一歩進んで「数字で園を動かせる園長」を目指したい方には、下記の書籍が参考になります。田中さんも2冊目として読んで、料金改定の判断に役立てたと話していました。

この記事の内容をもっと体系的に学びたい方へ。実践的な一冊をご紹介します。

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まとめ:田中さんからのひとこと

「正直、半年前の自分に“あなたは数字で園を動かせるようになるよ”と言っても信じなかったと思います」——田中さんは今、月1回の職員会議で売上推移のグラフを共有し、保育士たちと「来月はここを頑張ろう」と話し合えるようになりました。

保育園・幼稚園の売上データの分析は、特別な資格もBIツールも要りません。ChatGPT・スプレッドシート・freee会計・LINE公式——この4つを少しずつ組み合わせるだけで、月6時間の削減と年間190万円の増収が現実のものになります。

今日から始められる第一歩は、「過去3ヶ月分の売上数字をスプレッドシートにまとめ、ChatGPTに貼って気になる点を聞いてみる」ことです。たった10分で、あなたの園の“見えていなかった姿”が見えてきます。